盤點時如果有寄庫商品，實在頭痛，那該怎麼辦呢？

寄庫商品盤點怎麼做？用清單管理負庫存，讓帳面回到正確數字

很多連鎖店都會為熟客提供「寄庫」服務：顧客先結帳、先累積點數或優惠，但商品暫時放在門市，需要時再來取。這樣的做法在服務上很貼心，卻常常在盤點時變成噩夢來源，因為報表一打開，某些品項就會出現「庫存是負數」的畫面。

這篇文章，就用簡單的方式帶你整理：為什麼寄庫會讓庫存變成負數？盤點時遇到寄庫商品，要怎麼處理才不會亂？以及門市應該建立什麼「寄庫清單」，才能讓實際數量、寄庫數量、帳面數字三邊說得清楚。

為什麼寄庫會造成帳面負庫存？

先從現場最常見的畫面講起。當門市允許顧客寄庫時，實際流程通常是：商品先結帳，系統把這一筆當成正常銷售處理，庫存立即扣除，但商品並沒有離開門市，而是被標記為「顧客寄放」。

如果門市沒有另外用寄庫清單管這一塊，那在系統上就會看到兩個情況：一是「帳面庫存變少」，甚至賣超過現有庫存，造成負數；二是「實際貨架上看起來還有一堆貨」，但其中有一部分其實已經算在顧客名下，只是暫放店裡。

於是到了盤點這一天，盤點員只看貨架就會覺得實際數量很多，但報表上卻顯示庫存負數或遠低於實際。這時候，如果沒有寄庫清單可以對照，很容易變成互相猜測：到底是系統壞掉、點錯數，還是有人多賣、少登記。

換句話說，寄庫本身不是問題，真正造成困擾的，是「寄庫這件事沒有被好好記錄、也沒有被納入盤點流程裡」。

要讓寄庫不再變成負庫存的黑洞，第一步是在盤點前，先請門市把所有寄庫商品「完整列冊」。這個動作看起來很基本，卻是最常被忽略的環節。

寄庫列冊的精神是：把散落在記事本、櫃檯小紙條、私訊訊息裡的寄庫紀錄，全部整理到同一份清單裡。這份清單至少要包含：商品品號與品名、寄庫顧客姓名或代號、寄庫數量、寄庫日期或最近一次異動時間。

有些門市習慣只寫「某某客人寄兩盒」，但沒有品號、沒有日期，過幾個月後誰也看不懂。當你希望在盤點時能靠這份清單調整帳面，就必須要求門市一開始就養成寫清楚的習慣，否則到盤點季才回頭補紀錄，只會越補越亂。

盤點當天，寄庫清單要成為現場的「標準配備」，不能只是放在抽屜裡。實務上可以這樣做：

第一，盤點時照正常流程清點貨架與倉庫實際數量，先得到「實物總數」。第二，看同一品項在寄庫清單上的寄庫數量是多少，把這一部分視為「已售出但由門市代管的顧客貨」。第三，把實物總數拆成兩塊：「可銷售庫存」和「寄庫數量」，並在盤點表上標註清楚。

例如：某一品項實際數量是 50 盒，寄庫清單上顯示目前有 20 盒是顧客寄庫，那麼實際可銷售庫存就只剩 30 盒。盤點表可以註記：實物 50＝可銷售 30＋寄庫 20。

這樣做的好處是，後續總部在對帳時，不會只看到「貨架上有 50 盒」，而是知道其中有一部分是顧客的貨，可以清楚分辨哪一段數量應該留在系統庫存裡、哪一段要配合寄庫紀錄調整。

盤點結束後，最重要的是把這份寄庫清單「用在正確的地方」，也就是用來調整帳面庫存。原則很簡單：帳面庫存數字加上寄庫數量，應該等於實際盤點的實物數量。

如果帳面現在顯示是負數，多半是因為過去寄庫銷售時，系統已經把庫存扣光甚至扣成負數，但實物還放在門市。這時，就要依照寄庫清單，將應該存在的寄庫數量補回系統，讓庫存從負數回到合理的正值。

同時，總部也可以藉由這次盤點，檢查寄庫作業是否有以下狀況：寄庫清單上的某些品項，實物已不在店裡，卻沒有註記顧客已取貨；系統裡仍有庫存，但實際貨架與寄庫清單都找不到對應商品；寄庫數量與顧客實際取貨紀錄對不起來。

當這些問題被整理出來，就可以再往上回到制度面，調整寄庫登記方式、顧客取貨流程與系統操作規則，避免同樣的錯誤在下一次盤點重演。

Q：門市寄庫數量不多，也需要特別列冊嗎？

A：即使寄庫數量不多，只要沒有清單，到了盤點就會變成「靠記憶」在對帳，一旦人員異動或時間拖長，很難說得清楚。提早養成列冊習慣，可以讓寄庫變成一個可控的流程，而不是每次盤點都要重新查詢、再問人。

Q：寄庫清單應該由門市管理，還是由總部統一控管？

A：實際登記多半在門市端，但建議總部提供統一格式，並在盤點季前收回電子檔或照片備查。這樣一來，總部在對帳與調整庫存時，有共同的依據，也能檢查各門市寄庫管理是否落實。

Q：如果寄庫造成的負庫存很多，是否代表寄庫制度應該取消？

A：負庫存多，通常代表寄庫沒有被納入標準流程，而不是寄庫這項服務本身一定要取消。可以先從改善登記方式、盤點流程與系統設定著手，將寄庫納入正式SOP，如果仍然造成管理負擔，再評估縮減寄庫範圍或改採其他替代方案。